Основные этапы введения режима коммерческой тайны
Введение режима коммерческой тайны предполагает, что:
- сведения являются конфиденциальными, ознакомление с ними других лиц незаконно и невозможно;
- не допускается получение и (или) использование этих сведений лицом, не обладающим правом на их получение.
Важно
Введение режима коммерческой тайны в отношении информации, являющейся собственностью организации, может быть осуществлено собственником, при этом необходимо принять все указанные в законе меры (ч. 2 ст. 10 Закона о коммерческой тайне).
Порядок введения режима коммерческой тайны в организации:
1) Определить конфиденциальные материалы, несущие ценность. В Законе указана именно информация, а не конкретные документы. Их перечень рекомендуем определить отдельно, указав, какая именно информация и в каких конкретно документах содержится. Некоторые сведения, потенциально обладающие коммерческой ценностью, признаны конфиденциальными на законодательном уровне.
2) Установить порядок обращения с этими материалами и контролировать его соблюдение.Более того, необходимо подготовить пакет документов, а также организовать ряд мероприятий с целью защиты конфиденциальности информации:
- Положение о работе с секретными сведениями – это нормативный акт, который разрабатывается самой организацией, причем он может затрагивать компанию как целиком, так и отдельное подразделение. Регламент должен содержать следующее:
-перечень конфиденциальной информации;
-меры по охране;
-список работников с доступом к материалам;
-правила по ограничению доступа к работе с ними;
-свод правил для хранения сведений;
-ответственность за разглашение конфиденциальных сведений. - Приказ руководителя. Нормативный акт должен быть утвержден руководителем компании, после чего издается распоряжение. Далее всех работников ознакамливают с приказом под роспись, если должности подразумевают работу с секретными документами.
- Трудовой договор. Сотрудники должны знать, что они работают с материалами, включенными в коммерческую тайну. Поэтому их знакомят с изменениями в договоре. В дополнительном соглашении указывается о наличии особого допуска сотрудника к конфиденциальным сведениям. Также можно установить размер и порядок выплаты надбавки.
- Должностные инструкции. При необходимости вносятся изменения на основе разработанных документов.
3) Провести учет лиц, получивших доступ к коммерческой тайне. Список лиц лучше составить по должностям, а не по конкретным ФИО. Лицо, которому предоставляется доступ, берет на себя письменное обязательство по сохранению данных, относящихся к коммерческой тайне. Бывали случаи, когда сотрудник заявлял, что не знал о статусе документа, при отсутствии письменного подтверждения нельзя было доказать обратное.
4) Нанести гриф "Коммерческая тайна" с уточнением, кто является обладателем такой информации. Юридические лица указывают на материальных носителях полное имя предприятия и место расположения, индивидуальные предприниматели – ФИО и место жительства. Также возможно внесение данных лица в реквизиты документов.
5) Работодатель обязан создать работнику условия для соблюдения режима: как с помощью материальных ресурсов, так и с помощью технических возможностей.
Создание условий также подразумевает ограничение доступа к электронным ресурсам.
Без принятия какой-либо из указанных в Законе мер режим коммерческой тайны введен не будет. Может быть отказано в привлечении работника к ответственности за разглашение конфиденциальных сведений.
Артем Тупичинский
эксперт по IT-праву
Только при подготовке всех документов с письменным подтверждением об ознакомлении сотрудников организации возможно защитить всю конфиденциальную информацию.
Пример из практики
Истец ввел режим коммерческой тайны путем указания в трудовых договорах сотрудников новых обязанностей. Эти положения касались неразглашения информации, поскольку это повлекло бы за собой ущерб предприятию. Когда была разглашена тайна, истец указал на бывшего работника, обладающего доступом к рабочим чертежам товара, Суд по интеллектуальным правам пояснил, что истцом не было представлено доказательств, подтверждающих соблюдение режима коммерческой тайны.
Недостаточно просто указать в трудовых договорах новые обязанности, важно было соблюсти следующие меры:
- предъявить перечень информации, подлежащей режиму конфиденциальности, расписку об ознакомлении работника с этим перечнем;
- произвести учет лиц, имеющих допуск к информации с ограниченным доступом.
Требование истца к бывшему сотруднику не были удовлетворены, поскольку режим коммерческой тайны документально не был оформлен должным образом.
